7 việc người lãnh đạo cần làm trong 30 ngày đầu xây dựng đội nhóm
7 việc cần làm trong 30 ngày đầu để lãnh đạo hiệu quả
Lãnh đạo hiệu quả không bắt đầu bằng việc kiểm soát mọi người thật chặt. Nó bắt đầu từ khả năng tạo ra mục tiêu rõ ràng, niềm tin và nhịp phối hợp chung ngay trong những ngày đầu.
Khi một đội nhóm mới được hình thành, mỗi thành viên mang theo kinh nghiệm, kỳ vọng và cách làm việc khác nhau. Nếu giai đoạn đầu bị bỏ qua, đội nhóm dễ rơi vào tình trạng trách nhiệm chồng chéo, giao việc nhiều lần và thành viên chờ chỉ đạo. Ngược lại, khi nền móng được xây đúng, mọi người sẽ hiểu mục tiêu, phối hợp tốt hơn và tạo ra kết quả sớm.
Vì sao 30 ngày đầu quyết định khả năng lãnh đạo hiệu quả?
Đây là lúc đội nhóm hình thành cách báo cáo, phản hồi, xử lý sai sót và ra quyết định. Trong tháng đầu tiên, người đứng đầu cần làm rõ ba điều: cả đội đang đi đâu, mỗi người chịu trách nhiệm về kết quả nào và mọi người phối hợp ra sao.
1. Xác lập một mục tiêu chung đủ rõ
Một nhóm người chỉ thật sự trở thành đội nhóm khi cùng hướng đến một kết quả chung.
Trong tuần đầu, người lãnh đạo cần xác định mục tiêu quan trọng nhất, kết quả nào được xem là hoàn thành, chỉ số nào cần theo dõi và điều gì phải ưu tiên trước.
Thay vì nói:
“Tháng này cả đội cố gắng tăng doanh số.”
Hãy cụ thể hơn:
“Trong 30 ngày tới, đội nhóm cần tạo ra 300 triệu đồng doanh thu từ ba sản phẩm chủ lực, với tối thiểu 40 cuộc hẹn tư vấn chất lượng.”
Mục tiêu càng rõ, việc phân công và theo dõi càng dễ. Thành viên biết mình cần tập trung vào đâu, còn người đứng đầu có căn cứ để phản hồi và hỗ trợ.
2. Làm rõ vai trò và quyền quyết định
Nhiều đội nhóm vận hành chậm vì trách nhiệm bị chồng chéo. Người thực hiện không biết mình được quyền quyết định đến đâu, còn người đứng đầu phải xử lý quá nhiều việc nhỏ.
Với từng thành viên, cần thống nhất:
- Kết quả đầu ra họ chịu trách nhiệm.
- Công việc chính và phần việc cần phối hợp.
- Những quyết định họ được chủ động.
- Vấn đề nào phải báo cáo.
- Tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành.
Một bản mô tả vai trò tốt phải trả lời được câu hỏi:
“Người này có mặt trong đội nhóm để tạo ra kết quả gì?”
Khi vai trò rõ ràng, thành viên bớt chờ đợi, giảm đùn đẩy và có cơ sở để chủ động hơn trong công việc.
3. Hiểu nhóm hành vi DISC của từng thành viên
DISC giúp người lãnh đạo quan sát xu hướng hành vi, tốc độ ra quyết định và nhu cầu giao tiếp của từng người.
- Nhóm D: Nhanh, thẳng và thích thử thách. Hãy nói rõ mục tiêu, thời hạn và phạm vi chủ động.
- Nhóm I: Thích tương tác, kết nối và được ghi nhận. Hãy tạo sự hứng thú nhưng cần chốt rõ đầu ra.
- Nhóm S: Điềm tĩnh và coi trọng sự ổn định. Khi có thay đổi, cần giải thích lý do và cho họ thời gian thích nghi.
- Nhóm C: Quan tâm đến dữ liệu, quy trình và chất lượng. Hãy cung cấp thông tin đầy đủ và tiêu chí rõ ràng.
DISC không dùng để đóng khung con người. Công cụ này giúp giảm hiểu lầm và phát huy điểm mạnh của từng thành viên. Đây là nền tảng quan trọng để lãnh đạo hiệu quả trong một đội ngũ có nhiều kiểu hành vi khác nhau.
Người đứng đầu cũng cần quan sát hành vi thực tế, năng lực và kinh nghiệm của từng người, thay vì chỉ dựa vào kết quả phân tích DISC.
Tham gia ngay chương trình huấn luyện Bí mật thấu hiểu hành vi DISC
4. Thiết lập nguyên tắc phối hợp
Đội nhóm càng đông, việc “tự hiểu ý nhau” càng không đủ. Cả đội cần một bộ nguyên tắc chung để biết phải phối hợp thế nào trong công việc hằng ngày.
Có thể thống nhất năm cam kết:
- Báo sớm khi công việc có nguy cơ trễ.
- Phản hồi vấn đề, không công kích con người.
- Đã cam kết thì theo đến cùng.
- Chưa rõ phải hỏi, không tự suy diễn.
- Khi nêu vấn đề, cần đề xuất ít nhất một giải pháp.
Những nguyên tắc này không cần quá dài, nhưng phải rõ và dễ thực hiện. Quan trọng hơn, người đứng đầu phải là người làm trước.
Không thể yêu cầu thành viên đúng giờ trong khi chính mình thường xuyên đến muộn. Cũng không thể yêu cầu mọi người thẳng thắn nếu người nói thật lại bị phán xét.
5. Thiết lập nhịp họp và theo dõi công việc
Trong tháng đầu tiên, nên duy trì ba nhịp làm việc:
- Họp nhanh hằng ngày: Hôm qua đã làm gì, hôm nay ưu tiên gì và đang vướng ở đâu?
- Họp tuần: Nhìn lại kết quả, vấn đề, giải pháp và hành động tiếp theo.
- Coaching 1:1: Làm rõ khó khăn, lựa chọn và sự hỗ trợ cần thiết.
Có thể áp dụng khung LION trong cuộc họp tuần:
- Last: Tuần qua đã làm được gì?
- Issue: Việc gì chưa hoàn thành?
- Option: Có những giải pháp nào?
- Next: Ai làm việc gì và khi nào hoàn thành?
Nhịp họp đúng giúp phát hiện sớm điểm nghẽn và giảm các cuộc họp chữa cháy.
Trong coaching 1:1, thay vì chỉ hỏi “Công việc đến đâu rồi?”, người lãnh đạo có thể hỏi:
- Điều gì đang khiến bạn gặp khó khăn nhất?
- Bạn đã thử những cách nào?
- Bạn cần tôi hỗ trợ điều gì?
- Bước đầu tiên bạn sẽ thực hiện là gì?
Những câu hỏi này giúp thành viên tự suy nghĩ và chịu trách nhiệm nhiều hơn với giải pháp của mình.
Tham khảo quản trị hiệu suất tăng trưởng kinh doanh
6. Tạo những chiến thắng nhỏ
Thành viên mới cần nhìn thấy rằng nỗ lực của mình có thể tạo ra kết quả. Một chiến thắng nhỏ đúng lúc thường tạo niềm tin tốt hơn nhiều lời động viên.
Người lãnh đạo có thể lựa chọn những mục tiêu ngắn hạn như:
- Hoàn thành một dự án nhỏ.
- Chốt khách hàng đầu tiên.
- Cải thiện một chỉ số cụ thể.
- Giải quyết một vấn đề tồn đọng.
- Hoàn thiện một quy trình còn thiếu.
Khi ghi nhận, hãy nói rõ hành vi nào đã tạo ra kết quả.
Thay vì nói:
“Em làm tốt lắm.”
Hãy nói:
“Tôi ghi nhận cách bạn chủ động gọi lại khách hàng, cập nhật đầy đủ thông tin và theo sát đến khi có quyết định.”
Sự ghi nhận cụ thể giúp thành viên biết điều gì nên tiếp tục lặp lại. Nó cũng giúp cả đội hiểu những hành vi nào đang được khuyến khích.
7. Phản hồi và điều chỉnh sau 30 ngày
Cuối tháng đầu tiên, người lãnh đạo cần cùng đội nhóm nhìn lại những gì đã diễn ra. Đây không phải buổi phê bình mà là cơ hội để cả đội học hỏi và điều chỉnh.
Hãy tập trung vào những câu hỏi:
- Điều gì đang hoạt động tốt?
- Điều gì khiến công việc chậm lại?
- Thành viên cần thêm kỹ năng hoặc nguồn lực nào?
- Quy trình nào cần thay đổi?
- Cách phối hợp nào cần cải thiện?
- Mỗi người cam kết điều gì trong 30 ngày tiếp theo?
Phản hồi cần tập trung vào hành vi và kết quả, không gắn nhãn con người.
Thay vì nói:
“Bạn thiếu trách nhiệm.”
Hãy làm rõ:
“Ba lần cập nhật gần nhất đều sau thời hạn. Chúng ta cần thay đổi cách báo tiến độ như thế nào?”
Khi vấn đề được mô tả cụ thể, thành viên sẽ dễ tiếp nhận và cùng tìm giải pháp hơn.
Tham gia ngay chương trình huấn luyện LÃNH ĐẠO DẪN DẮT ĐỘI NHÓM ĐỈNH CAO
Kế hoạch triển khai lãnh đạo hiệu quả trong 4 tuần
- Tuần 1: Làm rõ mục tiêu, vai trò và kỳ vọng; hoàn thành phân tích DISC.
- Tuần 2: Thống nhất nguyên tắc phối hợp, cách báo cáo và lịch họp.
- Tuần 3: Theo dõi tiến độ, coaching người gặp khó khăn và điều chỉnh cách giao việc.
- Tuần 4: Đánh giá kết quả, ghi nhận thành tựu và thống nhất mục tiêu tháng tiếp theo.
Kế hoạch này giúp người đứng đầu tránh bị cuốn vào những việc vụn hằng ngày. Mỗi tuần đều có trọng tâm rõ ràng, giúp đội nhóm tiến từng bước thay vì chờ đến cuối tháng mới tổng kết.
Xây dựng đội nhóm không phải là tập hợp những người giỏi rồi chờ họ tự phối hợp. Người lãnh đạo phải chủ động tạo ra mục tiêu chung, vai trò rõ ràng, nguyên tắc làm việc và môi trường đủ an toàn để mọi người đóng góp.
Khi người đứng đầu hiểu DISC, giao việc đúng cách, duy trì nhịp coaching và tạo được những chiến thắng nhỏ, thành viên sẽ dần chuyển từ phụ thuộc sang chủ động.
Ba mươi ngày đầu không cần hoàn hảo, nhưng phải có định hướng, dữ liệu và sự điều chỉnh đều đặn. Đó là nền tảng giúp đội nhóm gắn kết, tạo kết quả bền vững và thực hành lãnh đạo hiệu quả.
